こんにちは。文章コンサルタントの堀内伸浩です。
詳しい目次はこちらです。
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本書の目次は以下の通りです。 |
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PART１ ビジネスメールの基本知識
・RULE01 基本構成
ビジネスメールの第一歩は基本構成をよく知ること
・RULE02 送信者と宛先
「送信者」は漢字で、「宛先」には敬称を入れる
・RULE03 CCとBCC
アドレス公開なら「CC」、非公開なら「BCC」で
・RULE04 件名
「件名」は短く、ひと目で用件がわかるよう具体的に
・RULE05 宛先と相手の名前
本文の最初に相手の会社名、部署名、名前を省略せず書く
・RULE06 前文と挨拶
前文には、まず「挨拶」。次に「自分の名前」を名のる
・RULE07 本文作成
本文は1行最大30字まで。3～4行ごとに1行あける
・RULE08 本題と用件
本題は1メール1件に。最初に用件を簡潔に書く
・RULE09 結びの挨拶
本文の最後は「結びの挨拶」で締めくくる
・RULE10 署名
署名は相手に応じて過不足なく必ず入れる
・RULE11 追記と追伸
追加や強調は「追記」に。「追伸」には気遣いや情報を
・Q&A 携帯電話から送るときの注意は?
顔文字は使っていい?
PART２ ビジネスメールのマナー
・RULE12 メールの使い分け
メールと電話、FAX、文書を上手に使い分けると効果大
・RULE13 基本マナー
会社のアドレスは私用禁止。送信前には必ず再読を
・RULE14 添付ファイル
添付ファイルを送るときは相手のPC環境に注意を
・RULE15 返信メール
返信はスピーディーに、形式は相手に合わせて
・RULE16 引用
相手のメールを引用するときは、効果的に
・Q&A メールのやりとりの終わらせ方は?
HTML形式のメールとは?
・RULE17 転送
転送は元のメールの送信者への配慮を忘れずに
・RULE18 ビジネス敬語
尊敬語、謙譲語、丁寧語の違いを知って使い分ける
・Q&A 相手から返事が来ないときは?
返信忘れに気づいたらどうする?
PART３ 社外メール
・FILE01 お礼
打ち合わせのお礼／商品注文のお礼／招待のお礼
「ありがとう」の言いかえ
・FILE02 お詫び
納期遅延に対するお詫び／商品破損&不良品に対するお詫び
商品違いのお詫び／社員の不手際に対するお詫び
欠席に対するお詫び
「申し訳ございません」の言いかえ
・FILE03 依頼
カタログ送付の依頼／アンケートの依頼／講演の依頼
「お願いします」の言いかえ
・FILE04 注文
カタログからの注文／追加注文のお願い／注文の取り消し
・FILE05 交渉
注文書の変更のお願い／納期前倒しのお願い
見積書再検討のお願い
「恐縮です」の言いかえ
・FILE06 承諾
カタログ送付の案内／新規取引の申し入れに対する承諾
支払い延期に対する承諾
「了解しました」の言いかえ
・FILE07 断り
注文に対する断り／値引きに対する断り
支払い延期に対する断り
「お断りします」の言いかえ
・FILE08 催促
カタログ送付の催促／商品送付の催促／入金遅延に対する催促
「催促です」の言いかえ
・FILE09 抗議
納期遅延に対する抗議／品違いに対する抗議
注文キャンセルに対する抗議
「抗議します」の言いかえ
・FILE10 反論
注文キャンセルの抗議に対する反論
納期遅延の抗議に対する反論
支払い遅延の抗議に対する反論
・FILE11 挨拶
就職の挨拶／転勤の挨拶／担当者交代の挨拶
転職の挨拶／開店の挨拶
「異動・退職・転職します」の言いかえ
・FILE12 通知
社屋移転の通知／価格変更の通知／年末年始休業日の通知
「移転・開店・閉店しました」の言いかえ
・FILE13 案内
新商品発表会の案内／セールの案内／忘年会の案内
「ご案内します」の言いかえ
・FILE14 照会
商品在庫に対する照会／新規取引条件の照会
会社についての照会
「お問い合わせします」の言いかえ
・FILE15 お祝い
昇進&栄転のお祝い／受賞のお祝い／開店&開業のお祝い
「おめでとうございます」の言いかえ
・FILE16 お見舞い
病気のお見舞い／事故のお見舞い／災害のお見舞い
「大丈夫ですか」の言いかえ
・Q&A 「単語登録」機能は便利?
PART４ 社内メール
・FILE01 お礼
出張先へのお礼(支店へ)／原稿執筆承諾へのお礼(上司へ)
送別会に対するお礼
・FILE02 依頼
資料貸し出しの依頼／原稿執筆の依頼／社内アンケート協力の依頼
・FILE03 通知
会議の通知／夏期休暇の通知／健康診断の通知
・FILE04 案内
歓迎会の案内／社内サークル会員募集の案内／社員旅行の案内
展示会開催の案内／送別会の案内
・FILE05 報告
会議の報告(上司へ)／出張の報告／クレーム処理の報告
・FILE06 指示
電気代削減の指示／電話応対の指示
お客様からの問い合わせに対する対応の指示
巻末付録 ビジネス文書の基本
・社外文書
通知(組織名称変更の通知)／催促(入金の催促)
抗議(請求書金額に対する抗議)／案内(新商品説明会の案内)
お礼(お歳暮へのお礼)／お礼(資料送付へのお礼)
挨拶(転勤の挨拶)
・封筒の書き方、葉書の書き方
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堀内です。
山羊座のＡ型
1965年巳年生まれ
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